En général, les chatbots permettent de rationaliser la communication avec les clients. Par exemple, un restaurant peut utiliser des chatbots pour filtrer et classer les demandes et fournir aux clients les informations dont ils ont besoin, qu’il s’agisse de réservations, de services de livraison ou de menus.
Mais saviez-vous qu’il est possible d’utiliser les chatbots pour accroître la satisfaction de vos employés et les aider dans leur travail?
Si vous cherchez à adopter une technologie qui améliorera non seulement l’efficacité et la productivité de votre entreprise, mais aussi le taux de rétention des employés en 2022, les chatbots peuvent vous aider de plusieurs façons.
1. Rationalisez et participez au processus d'accueil des employés
Le processus d’intégration d’un employé implique généralement une tonne de paperasse, la saisie de données et diverses séances de questions-réponses entre les ressources humaines, les membres du département et le nouveau personnel.
En utilisant un chatbot pour répondre aux questions courantes, vous pouvez rationaliser le processus d’accueil des employés et économiser un temps précieux ainsi que des ressources humaines. Le chatbot peut également fournir des informations sur diverses tâches administratives et sur les politiques de l’entreprise.
Vous pouvez aussi programmer le robot pour accompagner les nouvelles recrues lors de l’intégration, notamment en leur fournissant les outils nécessaires pour accéder à des plateformes spécifiques pour leur travail, le tout sans avoir à impliquer votre équipe TI.
2. Veillez à ce que les employés aient accès à un soutien 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
L’un des défis du travail à domicile ou de l’emploi du personnel à distance est de s’assurer que chacun a accès à une assistance à des heures irrégulières (ce qui peut signifier des fuseaux horaires différents !) et même le week-end.
En permettant à vos employés d’adopter un horaire de travail flexible, il va de soi que vos employés ne travailleront pas selon le strict horaire de 9 à 5. Et, chaque fois qu’ils rencontrent des problèmes, qu’ils soient liés à l’informatique, aux RH ou au service clientèle, ils auront besoin d’aide pour les résoudre.
Plutôt que d’attendre que le personnel concerné soit disponible pour répondre à leur message ou leur courriel, avec un chatbot, ils peuvent obtenir la résolution ou l’information dont ils ont besoin en un clin d’œil. Cela augmente considérablement l’efficacité du travail et réduit la frustration liée au sentiment d’impuissance face à un problème qui aurait pu être résolu en quelques minutes.
Un assistant virtuel élimine également la possibilité de laisser des courriels ou des messages sans réponse jusqu’à ce que le personnel concerné se manifeste, ce qui simplifie le processus de résolution des problèmes.
3. Créez des expériences cohérentes et uniformes pour les clients
Lorsque vous utilisez des chatbots internes, vos employés sont vos clients et votre objectif est donc le même : garantir une expérience client agréable.
L’un des enjeux majeurs du travail dans une grande organisation est que certains départements fournissent des informations ou des processus incohérents et peuvent avoir une compréhension différente des fonctions des autres équipes. Par exemple, les questions entourant la façon d’obtenir un prêt ou un remboursement pour une dépense de l’entreprise peuvent recevoir des réponses différentes – surtout lorsque les membres du personnel ont vécu diverses expériences.
Grâce aux chatbots, toutes les équipes impliquées dans une tâche ou un processus peuvent s’asseoir ensemble et peaufiner les étapes pour créer une expérience client ordonnée, fluide et uniforme.
4. Améliorez les interactions entre les différents départements
Lorsqu’il s’agit des ressources humaines et du service d’assistance technique, il est fréquent que ces deux équipes soient confrontées à des questions répétées ou des scénarios « doublons » à résoudre. Sachant cela, il n’est pas trop difficile d’imaginer qu’il puisse en être de même pour la comptabilité, les achats, les stocks, le marketing, le service clientèle et d’autres départements.
En laissant les chatbots gérer les tâches répétitives, la charge des différents services peut être considérablement allégée, de sorte que le personnel est libre d’effectuer des tâches de plus haut niveau ou de résoudre des problèmes complexes.
La présence de chatbots en première ligne permet également d’éviter l’accumulation de courriels, d’appels et de tickets, ce qui permet d’alléger la pression sur l’organisation dans son ensemble et à réduire le stress et la rotation des employés. Cela encourage aussi vos employés à devenir plus autonomes et leur donne des connaissances qu’ils pourront utiliser s’ils rencontrent des problèmes similaires plus tard.
5. Fournissez un accès rapide aux informations importantes
Les chatbots peuvent contribuer à simplifier une séquence de tâches distinctes afin de vous faire gagner du temps et d’éviter des frustrations pour votre employé.
Par exemple, certains projets de collaboration nécessitent l’accès à des fichiers provenant de différents départements. Si l’employé doit envoyer des demandes par courriel, cela peut beaucoup ralentir le processus. Et même si les fichiers se trouvent sur un disque partagé, il y a de fortes chances qu’un certain temps soit nécessaire pour les trouver, particulièrement s’il y a plusieurs dossiers à consulter.
Pour éviter cela, vous pouvez programmer votre chatbot pour qu’il puisse localiser rapidement et facilement des documents ou des fichiers.
6. Informez facilement et rapidement vos employés
Vous pouvez dire adieu aux notifications manquées et aux messages enfouis en utilisant un chatbot dont les notifications « push » sont activées. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tous les employés reçoivent les informations cruciales, les mises à jour de l’entreprise, les annonces urgentes, etc.
Avec ce type de chatbot, vous avez l’assurance que tout est écrit et communiqué efficacement – presque comme si vous aviez appelé vous-même chaque membre de votre personnel.
7.Éliminez les barrières linguistiques
Que votre personnel soit entièrement ou partiellement réparti dans le monde entier, vous vous rendrez rapidement compte que les personnes de différentes régions parlent et posent des questions différemment. Cela est vrai même lorsqu’ils utilisent tous la même langue, comme l’anglais, par exemple.
En utilisant des chatbots dotés de capacités de traitement du langage naturel (NLP), vous pouvez vous assurer que les demandes des utilisateurs – qu’elles soient exprimées sous forme libre ou en anglais standard – seront interprétées avec précision.
Cela élimine les sentiments d’embarras, de frustration ou d’incompréhension générale, en particulier chez les locuteurs non natifs. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez contribuer à améliorer la satisfaction professionnelle des meilleurs talents mondiaux de votre équipe et à les retenir.
8. Encouragez le développement professionnel
Le développement des compétences et les possibilités de formation peuvent se perdre dans le bourdonnement des opérations quotidiennes de l’entreprise. Les gestionnaires très occupés sont parfois incapables de discuter avec leur équipe ou d’accorder l’attention nécessaire pour que le personnel profite de ces opportunités de développement professionnel.
Vous pouvez utiliser des chatbots pour informer et guider les employés à travers les différentes opportunités de développement proposées. De cette façon, votre personnel voit que vous gardez leur développement professionnel en tête. Cela, en retour, peut ajouter à leur satisfaction au travail.
Les chatbots ne se limitent pas aux apparences.
Les chatbots ne sont pas seulement destinés à aider vos clients.
En fait, vous pouvez utiliser les chatbots pour rationaliser les processus de travail et responsabiliser vos clients internes : vos employés et les meilleurs atouts de votre entreprise.
