Comment nous avons aidé une entreprise de transport à éliminer le papier de ses processus

Récemment, j’ai participé à la conception d’un logiciel de gestion pour une entreprise spécialisée dans le transport routier à travers le Canada.

Le déploiement s’étalant sur plusieurs années et sur plusieurs pans d’activité de l’entreprise, j’ai choisi de vous présenter dans cette petite étude de cas une partie spécifique, mais centrale de l’application et de l’entreprise : le centre de répartition des camions.

Mise en contexte

La mission que j’ai réalisée pour cette compagnie était en fait la première mission qui m’a été confiée à mon arrivée chez SIA Innovations. Lorsque j’ai été embauché, SIA s’apprêtait déjà à entamer la deuxième phase de développement du logiciel. Puisque le projet était déjà bien entamé, j’ai dû revoir ma manière habituelle de fonctionner et m’adapter au processus mis en place, tout en continuant de focaliser sur l’importance d’écouter les utilisateurs finaux et donc de les inclure dans le cycle de conception.

Quelques mots sur l’entreprise…

Il s’agit d’une entreprise canadienne spécialisée dans le transport routier et la logistique, plus particulièrement dans la livraison ainsi que dans l’installation de meubles et d’appareils électroménagers. L’entreprise possède de nombreux entrepôts à travers le Canada et un nombre encore plus élevé de camions.

Actuellement, elle procède à une refonte complète de l’ensemble de son fonctionnement interne, basée sur la conception d’un logiciel ERP interne.

Comme elle s’appuyait jusqu’à présent sur Excel et des fichiers papier, l’introduction du logiciel, ainsi que des changements nécessaires pour pouvoir l’utiliser, représente un défi majeur pour l’entreprise. Et elle n’est pas la seule compagnie à être dans ce bateau.

Le problème

Le centre de répartition (Dispatch) est le point névralgique de l’entreprise et peut souvent être comparé à un centre de commandement. C’est en effet le dispatch qui planifie les itinéraires et le chargement des camions. Pour cette raison, cette pièce, que nous retrouvons dans chacun des entrepôts, doit avoir un regard sur ce que contient l’entrepôt, mais aussi sur la position de chaque camion qui en sort ou y arrive.

Comment pouvons-nous permettre à ce lieu dont tout dépend de fonctionner de la manière la plus efficace à toute heure du jour et de la nuit ?

I. Comprendre la situation actuelle

Lorsque j’ai commencé à travailler sur le projet, j’ai rapidement constaté que la compagnie possédait une quantité importante d’informations et de processus. Par contre, les données qui m’étaient utiles étaient dispersées et de qualité variable.

La première étape pour moi a donc été d’identifier les différentes parties prenantes et leur implication dans le projet. J’ai ensuite mené des entretiens avec le chef de projet et le responsable technique du côté de SIA Innovations. Enfin, j’ai réalisé des entretiens individuels à distance avec les parties prenantes du client.

II. Concevoir les processus et les premières maquettes

Pour bien comprendre le fonctionnement des dispatcheurs, j’ai conçu avec eux des parcours représentant leur façon de travailler actuelle ainsi que celle envisagée dans le futur. J’ai ensuite vérifié les hypothèses émises dans des conditions réelles pour éliminer les tâches inutiles ou celles qui pouvaient être automatisées. Après avoir identifié les nouveaux processus envisagés, j’ai fait un exercice de « crazy 8 » afin de générer plusieurs idées. S’en est suivi la transposition de l’idée en un prototype Figma basse fidélité; ceci m’a permis d’obtenir rapidement la validation du client et de tester le prototype auprès des employés.

III. Imaginer une nouvelle identité graphique

L’entreprise avait une identité graphique limitée à son logo et à une palette de 3 couleurs : orange, blanc et noir. Afin de la développer davantage, je me suis inspiré de l’histoire de l’entreprise et du monde du transport pour proposer une palette enrichie.

Ce nouvel univers est basé sur la symbolique du mouvement et de l’itinéraire avec une touche faisant écho aux années 70, années de création de l’entreprise.

The color palette is freely inspired by the world of the 70’s, decade of the company’s creation.

IV. Créer les écrans en haute fidélité

Une fois l’univers graphique défini et les maquettes basse fidélité testées et approuvées, la réalisation des écrans en haute fidélité s’est faite relativement rapidement, tout en prenant soin de bien préparer le terrain pour les développeurs.

L’utilisation de Figma dès le démarrage de la mission a été d’une grande utilité. Dès le démarrage, j’ai pu concevoir des composants pour l’ensemble des fonctionnalités de base; ces morceaux ont pu être utilisés très rapidement par les développeurs dans la construction des écrans.

Il est important de mentionner que, bien que conçue prioritairement pour un usage sur ordinateur, j’ai tout de même fait le choix d’intégrer dès le démarrage la possibilité d’utiliser pleinement l’application sur tablette.

Conclusion

La transformation des processus jusqu’alors réalisés grâce à des fichiers Excel, des documents papier et des échanges de courriels en une application complète ne constitue que la première étape du chemin.

Cette métamorphose doit se dérouler en itérations. Elles permettent à l’entreprise et aux individus qui la composent d’absorber à un rythme tenable les changements qu’amène le déploiement d’une solution complète de gestion.

Enseigner, écouter, former les équipes et évaluer l’usage sont des critères majeurs de réussite pour le projet. Ils permettent d’éviter un changement trop brutal et trop massif susceptible de déstabiliser les équipes.

C’est, je pense, la meilleure façon pour cette entreprise réussir sa bascule dans un fonctionnement pleinement et efficacement automatisé sans laisser certains de ses employés sur le côté.

Consulter
plus d'articles

Abonnez-vous à notre infolettre!